Uma empresa ou negócio é criado com o propósito de gerar riqueza e para isso você tem que planejar vários assuntos, como fazer previsões de vendas, definir objetivos ou fazer previsões contábeis. Esses aspectos são relevantes, mas não constituem um plano de trabalho.
Entendemos por plano de trabalho o conjunto de ações que vão ser realizadas em uma empresa ou departamento para atingir determinados objetivos, por exemplo, os objetivos estabelecidos em um orçamento. Nesse sentido, um plano de trabalho não é feito com números, mas com ações e tarefas que são realizadas por trabalhadores específicos.
O plano de trabalho como estratégia que orienta uma atividade
O conceito de plano de trabalho aplica-se a uma empresa, mas também a um aluno, a uma equipa de futebol e, em última instância, a qualquer projeto pessoal ou coletivo. Um plano é um guia de ação e todo guia deve responder a três questões fundamentais: onde estamos, para onde queremos ir e como vamos chegar lá.
Diretrizes para fazer um plano eficaz
Os planos de trabalho têm como objetivo atingir determinados objetivos. Embora cada plano deva ser adaptado ao tipo de negócio ou atividade, é possível falar de orientações gerais e algumas delas são as seguintes:
- Especificar a finalidade de cada plano de trabalho, uma vez que alguns planos devem ser orientados para o trabalho pessoal, enquanto outros referem-se ao trabalho em equipa. Nesse sentido, no propósito de um plano é necessário especificar o que se pretende alcançar e, principalmente, como.
- Ao desenvolver um plano, os objetivos a serem alcançados devem ser realistas, mensuráveis e consistentes. Ao mesmo tempo, deve ser utilizada toda uma série de indicadores precisos e objetivos (os indicadores podem estar relacionados à eficiência, à qualidade de um serviço ou à questão econômica).
- Um plano de trabalho deve incorporar três tipos de recursos: humanos, materiais e financeiros.
- Em cada plano de trabalho devem ser introduzidos sistemas de avaliação que permitam avaliar a execução do programa e reforçar a sua gestão adequada.
- Um plano de trabalho não deve ser entendido como uma lista de atividades que devem ser realizadas de forma sistemática.
- Em qualquer plano de trabalho são estabelecidas atividades com objetivos, mas é muito importante que ambas as questões sejam acompanhadas de um cronograma, ou seja, um gráfico que estabeleça quando uma atividade será realizada.
- Em suma, um plano de trabalho é a resposta concreta a uma série de questões: o que precisa ser feito, quem vai fazer, como e quando.
Fotos: iStock - South_agency / Warchi
