Técnicas padronizadas para gerenciamento de documentos em uma organização ou entidade
O conceito de arquivamento ou gestão de documentos é utilizado em nossa linguagem para se referir às técnicas padronizadas utilizadas na solicitação de administração de documentos pertencentes a uma organização ou entidade, uma empresa ou uma biblioteca, para citar alguns exemplos comuns.
Uma disciplina antiga que evoluiu de forma fantástica graças às novas tecnologias
Devemos indicar que, embora as técnicas e práticas aplicadas tenham variado e evoluído como consequência direta do avanço das novas tecnologias em quase todas as áreas e, claro, o arquivamento não foi a exceção, devemos dizer que o arquivamento é certamente obsoleto atividade que tem sido desenvolvida pelo homem desde tempos imemoriais face à necessidade imperiosa de documentar, deixar uma marca administrativa, legal ou comercial em tudo o que faz.
Para nos dar uma ideia da tremenda evolução ocorrida em matéria de suportes e técnicas de armazenamento, basta dizer que os homens mais primitivos arquivavam seus "documentos" em folhas de papiro ou de barro, enquanto os de hoje fazê-lo no computador ou em qualquer outro dispositivo eletrônico.
A grande contribuição da computação e da Internet
Neste sentido, não podemos ignorar que a informática e o posterior desenvolvimento da Internet permitiram um grande avanço no campo da gestão documental, tornando a tarefa muito mais prática e simples tanto em termos de guardar informações como de recuperar documentos armazenados. .
Pois é claro que antes, os responsáveis por esta tarefa, arquivistas, bibliotecários ou arquivistas, entre outros nomes que foram atribuídos a quem desempenha esta tarefa, tiveram que usar e usar pesados livros de registro, arquivos, pastas, caixas, estantes, enquanto agora apenas um clique é suficiente para especificar o arquivo, bem como a recuperação de documentos ou obras.
Principais tarefas que realiza
Basicamente, o arquivamento se encarregará de: gerar e estabelecer uma série de normas e práticas que permitam a identificação dos documentos que estão sendo arquivados, a recuperação das informações deles, o tempo que devem permanecer arquivados no caso daqueles que pode ser eliminado depois de algum tempo e, ao contrário, deve garantir a conservação para sempre daqueles documentos de grande valor.
