O pedido de compra é um termo apropriado para a contabilidade e o gerenciamento diário da atividade empresarial. Um pedido de compra é uma solicitação por escrito a um fornecedor com a intenção de comprar determinados itens e a um preço já acordado entre o comprador e o vendedor.
Que informações inclui?
O pedido de compra indica as condições de pagamento e entrega, pelo que é uma autorização ao fornecedor para entregar os artigos e para o fornecedor apresentar a factura correspondente. É importante lembrar que todos os itens adquiridos por uma empresa devem vir acompanhados de pedidos de compra, os quais são numerados em série para permitir o controle de sua utilização.
Os pedidos de compras são normalmente emitidos em original e cópia, sendo o original enviado ao fornecedor e as cópias destinadas à contabilidade para serem lançadas em conta a pagar (pode haver também uma terceira via para o departamento de compras da empresa).
As seguintes seções estão incluídas em um pedido de compra:
- O número do pedido de compra.
- O nome e endereço do provedor.
- A data em que o pedido foi feito e a data de entrega exigida.
- As condições de entrega e pagamento.
- A quantidade de itens pedidos e sua descrição com seu número de código.
- Relativamente ao preço, são indicados o preço de cada unidade e o preço total de compra, bem como o custo de envio, se aplicável.
- Finalmente, o pedido de compra deve especificar a assinatura autorizada do responsável.
O objetivo do pedido de compra
As informações detalhadas acima têm como objetivo manter um controle preciso sobre os itens adquiridos, pois desta forma a empresa pode manter um registro contábil de suas operações de compra.
Por outro lado, não podemos esquecer que quando um cliente emite um pedido de compra, ele está confirmando e formalizando a confiança que tem em um fornecedor.
O pedido de compra emitido pelo cliente é mais uma etapa do processo de venda, uma vez que a venda ainda não foi realizada definitivamente. Nesse sentido, o pedido de compra implica que os procedimentos da empresa devem ser bem definidos e organizados. Antes de emitir um pedido de compra, o cliente deve saber exatamente qual é o processo para registrá-lo em sua empresa e o vendedor também deve garantir as informações no documento.
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